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LUISS Guido Carli

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Biblioteca

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Informativa sul trattamento dei dati personali per i servizi della Biblioteca

LUISS Guido Carli

 INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER I SERVIZI DELLA BIBLIOTECA

Premessa

La LUISS, Libera Università Internazionale degli Studi Sociali Guido Carli (di seguito LUISS), è un'Università autonoma che offre un modello formativo avanzato.

La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti dalla LUISS sui dati personali degli utenti che vogliono usufruire dei servizi della Biblioteca, evidenziando i diritti che la normativa garantisce agli interessati.

L’informativa viene periodicamente aggiornata, per adattarla alla normativa vigente o alle nuove modalità di trattamento dei dati personali.

Quali dati personali raccogliamo?

Il Titolare del trattamento raccoglie e tratta i seguenti dati personali:

  • dati identificativi dell’interessato (nome, cognome, codice fiscale, matricola);
  • dati di contatto (indirizzo, e-mail, telefono);
  • dati relativi alla tipologia di utenza.

Per quali finalità raccogliamo i Suoi dati e perché il trattamento è legittimo?

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato perseguendo le seguenti finalità:  

  • gestire, dal punto di vista amministrativo, il rapporto con l’utente (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • gestire la fruizione e la circolazione del materiale cartaceo (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • creazione dell’account personale per l’accesso ai servizi della Biblioteca (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • invio di comunicazioni strumentali alla gestione dei servizi della Biblioteca (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • consentire l’invio di segnalazioni e reclami (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • consentire la richiesta di manuali, saggi, articoli e periodici (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • assistere l’utente nella fruizione dei servizi, attraverso la possibilità di formulare richieste di assistenza, di acquisto, di ricerca di monografie, periodici (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • gestire eventuali istanze di reclamo o suggerimento (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato);
  • prenotazione delle postazioni computer dedicate ai servizi della Biblioteca (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto tra il Titolare e l’interessato).

Con quali modalità il Titolare tratta i Suoi dati personali e per quanto tempo li conserva?

I dati personali dell’interessato sono trattati sia in modalità cartacea che elettronica (servers, database in cloud, software applicativi etc.).

Il Titolare conserva le informazioni dell’interessato per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità sopra individuate.

A chi comunichiamo i Suoi dati personali?

  • ambito di comunicazione interno

Possono accedere ai dati personali dell’iscritto solo i dipendenti e i collaboratori dell’Ateneo che ne abbiano necessità per offrirle i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse.

I nostri dipendenti e collaboratori sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

  • ambito di comunicazione esterno

Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che lo coadiuvano nella gestione del rapporto di lavoro. In particolare:

  • terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’erogazione dei servizi strumentali alla gestione del complesso dei rapporti con l’interessato (es. EasyStaff s.r.l., Formstack, Ex Libris …).

Qualora il fornitore acceda ai dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare.

Quest’ultimo non comunica informazioni personali ad altre terze parti senza il consenso dell'interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità:

  • nel caso in cui si necessario per motivi di sicurezza nazionale;
  • per motivi di interesse generale;
  • in relazione ad una richiesta proveniente dalle Autorità pubbliche.

I Suoi dati vengono trasferiti all’estero?

I dati personali dell’utente verranno trasferiti a soggetti terzi (Ex Libris, Formstack) che forniscono servizi dedicati alla Biblioteca, in qualità di Responsabili esterni e ubicati rispettivamente in Israele, Paese verso il quale il trasferimento è legittimato dalla relativa decisione di adeguatezza della Commissione europea, e negli Stati Uniti, verso i quali il trasferimento sono legittimati dalla Commissione Europea attraverso il Privacy Shield.

Quali sono i Suoi diritti come interessato del trattamento e come può esercitarli?

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (2016/679) Le garantisce, come interessato del trattamento, specifici diritti.

Per ciascun trattamento, può esercitare i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso: ha il diritto di ottenere una copia dei dati personali di cui siamo in possesso e che sono sottoposti a trattamento;
  • Diritto alla rettificazione: ha il diritto di rettificare i Suoi dati personali conservati dal Titolare qualora non siano aggiornati o corretti;
  • Diritto di opporsi al trattamento di dati personali per finalità commerciali: può chiedere che il Titolare cessi di inviare comunicazioni commerciali in qualsiasi momento;
  • Diritto di opporsi a decisioni basate su processi esclusivamente automatizzati: può chiedere di non essere destinatario di decisioni prese in base a processi esclusivamente automatizzati, inclusa l’attività di profilazione;
  • Diritto di revocare un consenso prestato: ha il diritto di revocare il consenso prestato per un determinato trattamento in qualsiasi momento;
  • Diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali: ha il diritto di rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora abbia dubbi sul trattamento di dati personali operato dal Titolare.

Può esercitare anche i seguenti diritti al ricorrere di determinate circostanze:

  • Diritto alla cancellazione: può richiedere che il Titolare cancelli I Suoi dati personali qualora siano cessati gli scopi del trattamento e non sussistano interessi legittimi o norme di legge che ne impongano la continuazione;
  • Diritto di opporsi ad un trattamento: può chiedere che il Titolare cessi di svolgere un determinato trattamento sui Suoi dati personali;
  • Diritto di limitare il trattamento: ha il diritto di richiedere che il Titolare limiti le operazioni di trattamento sui Suoi dati personali;
  • Diritto alla portabilità del dato: ha il diritto di ottenere una copia dei Suoi dati in un formato strutturato ed informaticamente trasferibile ad altro Titolare.

Qualora l’interessato desideri esercitare i diritti riconosciuti dalla legge potrà inviare, senza alcuna formalità, una e-mail all’indirizzo privacy@luiss.it o scrivere al Titolare, la LUISS Guido Carli, all’indirizzo di Viale Pola n. 12 – 00198 – Roma, specificando la propria richiesta e fornendo le informazioni necessarie all’identificazione dell’istante. 

I riferimenti del Responsabile per la protezione dei dati personali (RPD o Data Protection Officer, DPO) sono consultabili sul sito web del Titolare www.luiss.it.

Il Titolare avrà cura di fornirle riscontro entro un mese. Qualora non riuscisse a fornire riscontro entro il termine sopra indicato le darà una spiegazione dettagliata sulle motivazioni per le quali non può soddisfare la Sua richiesta.

Come può contattarci?

La presente informativa ha lo scopo di informarLa su quali siano I Suoi dati personali raccolti dalla LUISS e come siano trattati. Se avesse bisogno di qualsiasi tipo di chiarimento, per favore ci contatti ai seguenti riferimenti: 

LUISS Guido Carli, all’indirizzo di Viale Pola n. 12 – 00198 – Roma - privacy@luiss.it.