ex Art. 13 Reg. UE/2016/679
Premessa
La Luiss, Libera Università Internazionale degli Studi Sociali Guido Carli (di seguito, “Luiss” o “Titolare”), è un'Università autonoma che offre un modello formativo avanzato.
La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti dalla Luiss sui dati personali degli utenti che usufruiscono dei servizi della Biblioteca, anche mediante piattaforme e applicativi informatici dedicati, tra cui la piattaforma cloud Alma, evidenziando i diritti riconosciuti agli interessati dal Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “RPDP”) e dalla normativa vigente.
L’informativa viene periodicamente aggiornata per adeguarla alla normativa vigente o alle nuove modalità di trattamento dei dati personali.
Quali dati personali raccogliamo?
Il Titolare del trattamento raccoglie e tratta i seguenti dati personali:
- dati identificativi dell’interessato (nome, cognome, codice fiscale, matricola e identificativo istituzionale);
- dati di contatto (indirizzo, e-mail e numero di telefono);
- tipologia di utenza (a titolo esemplificativo: docenti, studenti, collaboratori e soggetti esterni);
- dati relativi all’account e all’abilitazione ai servizi della Biblioteca;
- dati relativi all’utilizzo dei servizi bibliotecari, quali richieste, prenotazioni, prestiti, rinnovi, restituzioni, ritardi, sospensioni ed eventuali importi connessi ai servizi;
- dati tecnici e registri di utilizzo necessari alla sicurezza, al funzionamento e all’assistenza delle piattaforme utilizzate;
- contenuto delle richieste di assistenza, delle segnalazioni, dei reclami, dei suggerimenti e delle comunicazioni intercorse con la Biblioteca.
La piattaforma Alma non è destinata alla raccolta di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 RPDP o di ulteriori informazioni non necessarie all’erogazione dei servizi bibliotecari. L’utente è pertanto invitato a non inserire, nei campi liberi o nelle richieste di assistenza, dati personali particolari.
Per quali finalità raccogliamo i Suoi dati e perché il trattamento è legittimo?
Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato per le seguenti finalità:
- gestire, dal punto di vista amministrativo, il rapporto con l’utente (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato e, ove applicabile, svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università).
- gestire, anche mediante la piattaforma Alma, l’anagrafica dell’utente, l’abilitazione e l’autenticazione ai servizi bibliotecari (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato e, ove applicabile, svolgimento dei compiti istituzionali dell’Università).
- gestire la fruizione e la circolazione del materiale cartaceo ed elettronico, comprese richieste, prenotazioni, prestiti, rinnovi, restituzioni, ritardi, sospensioni ed eventuali importi connessi ai servizi (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- creare e gestire l’account personale per l’accesso ai servizi della Biblioteca (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- inviare comunicazioni strettamente strumentali alla gestione dei servizi della Biblioteca (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- consentire e gestire l’invio di segnalazioni, reclami e suggerimenti (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- consentire la richiesta di manuali, saggi, articoli e periodici (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- assistere l’utente nella fruizione dei servizi e gestire richieste di assistenza, acquisto o ricerca di monografie e periodici (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- assistere l’utente nell’erogazione di servizi di inclusione (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato e, qualora siano trattate categorie particolari di dati, consenso esplicito dell’interessato o altra idonea condizione prevista dall’art. 9 RPDP).
- consentire la prenotazione delle postazioni computer dedicate ai servizi della Biblioteca (la base giuridica è costituita da: esecuzione del rapporto con l’interessato).
- garantire sicurezza, continuità operativa, manutenzione e assistenza tecnica delle piattaforme utilizzate (la base giuridica è costituita da: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e al corretto funzionamento dei sistemi, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, nonché adempimento degli obblighi di legge applicabili).
Con quali modalità il Titolare tratta i Suoi dati personali e per quanto tempo li conserva?
I dati personali dell’interessato sono trattati con modalità cartacee ed elettroniche, mediante server, database in cloud, software applicativi e piattaforme dedicate. I trattamenti sono effettuati adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati.
I dati dell’account e quelli necessari alla gestione del rapporto con la Biblioteca sono conservati per il periodo di abilitazione dell’utente ai servizi bibliotecari e, successivamente, per il tempo necessario alla chiusura delle operazioni pendenti, alla gestione di eventuali contestazioni e all’adempimento degli obblighi di legge. La cronologia delle operazioni bibliotecarie è conservata secondo i tempi definiti nel piano di conservazione dell’Ateneo e, ove possibile, cancellata o anonimizzata quando non più necessaria. I dati tecnici e i log di sicurezza sono conservati per il periodo strettamente necessario alla sicurezza e alla gestione del servizio.
Le informazioni acquisite per l’erogazione dei servizi bibliotecari di inclusione sono conservate per 12 mesi, salvo che un diverso periodo sia necessario per adempiere a obblighi di legge, tutelare un diritto o dare seguito a una richiesta dell’interessato.
A chi comunichiamo i Suoi dati personali?
- ambito di comunicazione interno
Possono accedere ai dati personali dell’interessato esclusivamente i dipendenti e i collaboratori dell’Ateneo che ne abbiano necessità per offrire i servizi richiesti, limitatamente alle informazioni pertinenti e necessarie. Tali soggetti sono autorizzati al trattamento e adeguatamente informati e formati in materia di protezione dei dati personali.
- ambito di comunicazione esterno
Il Titolare condivide i dati personali con fornitori che lo coadiuvano nell’erogazione e nella gestione dei servizi della Biblioteca, nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 RPDP. Tra questi rientrano, a titolo esemplificativo, EasyStaff S.r.l., Formstack ed Ex Libris Italy S.r.l., società del gruppo Clarivate.
Per la gestione della piattaforma Alma, Ex Libris Italy S.r.l. tratta i dati per conto di Luiss in qualità di responsabile del trattamento. Il responsabile può avvalersi di società affiliate e di ulteriori fornitori, nominati sub-responsabili del trattamento, per attività quali hosting, manutenzione, assistenza tecnica, sicurezza, backup e continuità operativa, nel rispetto delle istruzioni impartite da Luiss e degli obblighi previsti dalla normativa applicabile.
I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti pubblici, autorità amministrative o giudiziarie e altri destinatari nei casi previsti dalla legge o quando la comunicazione sia necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto. I dati non sono diffusi.
I Suoi dati vengono trasferiti all’estero?
Nell’ambito dell’erogazione dei servizi bibliotecari, alcuni dati personali possono essere trattati o resi accessibili da società appartenenti al gruppo dei fornitori o da loro sub-responsabili stabiliti in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. Tali trasferimenti avvengono nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del RPDP, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure, ove necessario, mediante le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e l’adozione di eventuali misure supplementari.
Sono previste decisioni automatizzate?
I trattamenti descritti nella presente informativa non comportano decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato.
Quali sono i Suoi diritti come interessato del trattamento e come può esercitarli?
Il RPDP riconosce all’interessato specifici diritti. Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, l’interessato può esercitare:
- il diritto di accesso ai propri dati personali e di ottenerne una copia;
- il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- il diritto alla cancellazione dei dati personali;
- il diritto alla limitazione del trattamento;
- il diritto di opposizione al trattamento, quando applicabile;
- il diritto alla portabilità dei dati, quando applicabile;
- il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
- il diritto di ottenere informazioni sulle garanzie applicate agli eventuali trasferimenti di dati verso Paesi terzi;
- il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 RPDP, o di adire l’autorità giudiziaria.
L’interessato può esercitare i propri diritti inviando, senza particolari formalità, una e-mail all’indirizzo privacy@luiss.it oppure scrivendo al Titolare, Luiss Guido Carli, rif. Privacy - DPO, Viale Pola n. 12 - 00198 Roma, specificando la richiesta e fornendo le informazioni necessarie alla propria identificazione.
Il riferimento del Responsabile della protezione dei dati personali (RPD o Data Protection Officer, DPO) è il seguente: dpo@luiss.it.